ಟ್ಯಾಲಿ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಗುರುತು

 

ಲೋಹಕಾರ್ಯ ಮಾರ್ಚ್ 2021 ರ ಸಂಚಿಕೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಕಟಿಸಲಾಗಿರುವ ಲೇಖನದಲ್ಲಿ ಕಂಪ್ಯೂಟರೈಜ್ಡ್ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಕುರಿತು ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಂಡೆವು. ಪ್ರಸ್ತುತ ಈ ಲೇಖನದಲ್ಲಿ ನಾವು ಲಘು ಮತ್ತು ಮಧ್ಯಮ ಉದ್ಯಮಗಳಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಬಳಸಲಾಗುವ ಟ್ಯಾಲಿ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಕುರಿತು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಲಿದ್ದೇವೆ. ಟ್ಯಾಲಿಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಂಡಿರುವ ಉದ್ಯಮಿಗಳಿಗೆ ಆಗುವ ಲಾಭವೆಂದರೆ, ಇದರಿಂದಾಗಿ ಅಕೌಂಟಂಟ್ ಅವರೆದುರಲ್ಲಿ ತಂದಿಟ್ಟಿರುವ ವರದಿಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ ಅದನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಸಹಜ ಸಾಧ್ಯ. ಅಲ್ಲದೇ ಆ ವರದಿಯಲ್ಲಿರುವ ನಿರ್ದೋಷತ್ವವನ್ನೂ ಅರಿತುಕೊಳ್ಳುವುದು ಸಾಧ್ಯವಾಗಿದೆ. ಹಣಕಾಸಿಗೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲು ಆ ವರದಿಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಬಳಸಬಹುದು.

 

ಟ್ಯಾಲಿ ಎಂಬ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಬೆಂಗಳೂರಿನಲ್ಲಿರುವ ಟ್ಯಾಲಿ ಸಲ್ಯೂಶನ್ ಪ್ರೈ. ಲಿ. ಎಂಬ ಕಂಪನಿಯು ತಯಾರಿಸಿದೆ. 1986 ರಿಂದ ಈ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಮಾರುಕಟ್ಟೆಯಲ್ಲಿ ಲಭ್ಯವಿದೆ. ಗ್ರಾಹಕರ ಹೆಚ್ಚುತ್ತಿರುವ ಬೇಡಿಕೆಗಳನ್ನು ನೀಗಿಸಲು ಆಗಾಗ ಈ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ. ERP ಯೊಂದಿಗಿನ ಟ್ಯಾಲಿ ಇದು ಅದರಲ್ಲಿಯೂ ಪ್ರಮುಖವಾದ ಸುಧಾರಣೆಯಾಗಿದೆ. 2017 ರಲ್ಲಿ GST ರಿಟರ್ನ್ ತುಂಬಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಇನ್ನಿತರ ಹಲವಾರು ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಿಂದಲೇ ಅನುಸಲ್ಪಡಬೇಕು, ಎಂಬುದಕ್ಕಾಗಿ GST ಕಂಪ್ಲಾಯಂಟ್ ವರ್ಜನ್ ಲಭ್ಯವಾಯಿತು. ಈ ಹಿಂದಿನ ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದಂತೆ ERP ಯೊಂದಿಗೆ ಟ್ಯಾಲಿ ERP 9 ಎಂಬ ಆವೃತ್ತಿಯನ್ನು ಎಲ್ಲಡೆಯಲ್ಲಿಯೂ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಆ ಕುರಿತಾಗಿ ನಾವು ಇನ್ನಷ್ಟು ಹೆಚ್ಚು ಅರಿತುಕೊಳ್ಳೋಣ.

 

ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ನಿಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ನೋಡಿದಲ್ಲಿ ಕೇವಲ ಟ್ಯಾಲಿ ಮತ್ತು ಟ್ಯಾಲಿ ERP ಇವೆರಡಲ್ಲಿರುವ ತತ್ವ ಮತ್ತು ಕೆಲಸದ ರೀತಿಯು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಒಂದೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಇರುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಟ್ಯಾಲಿ ERP ಯನ್ನು ಬಳಸದೇ ಕೇವಲ ಟ್ಯಾಲಿ ಬಳಸಿದರೂ ಕೂಡಾ ಮುಂದಿನ ಮಾಹಿತಿಯು ಉದ್ಯಮಿಗಳಿಗೆ ಹೆಚ್ಚು ಉಪಯುಕ್ತವಾಗಲಿದೆ. ಇನ್ನಿತರ ಅನೇಕ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಗಳನ್ನು ಹೋಲಿಸಿದಲ್ಲಿ ಟ್ಯಾಲಿಯ ಪ್ರಮುಖ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳೆಂದರೆ, ಅದರಲ್ಲಿ ವಿವಿಧ ಲೆಜರ್ ಖಾತೆಗಳಲ್ಲಿ ಲೆಜರ್ ಪೋಸ್ಟಿಂಗ್ ಮಾಡಲು ಅಕೌಂಟ್ ಕೋಡ್ ಕ್ರಮಾಂಕವನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಅಕೌಂಟ್ ನ ಹೆಸರೇ ಅಯಾ ಅಕೌಂಟ್ ನ ಟ್ಯಾಲಿ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿರುವ ಗುರುತಾಗಿದೆ.

ಕೋಡ್ ಲೆಸ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಆಗಿರುವುದರಿಂದ ಬಳಕೆಗಾರರು ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಡಾಟಾ ಎಂಟ್ರಿ ಮಾಡುತ್ತಿರುವಾಗ ಅದಕ್ಕೆ ಅಕೌಂಟ್ ಕೋಡ್ ಕ್ರಮಾಂಕವನ್ನು ನೆನಪಿನಲ್ಲಿ ಇಡಬೇಕಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಆದರೆ ಯಾವ ಹೆಸರಿನಿಂದ ಆ ಅಕೌಂಟ್ ನ ವ್ಯವಹಾರಗಳನ್ನು ಗುರುತಿಸಲಾಗುತ್ತದೆಯೇ, ಅದೇ ಹೆಸರಿನ ವೌಚರ್ ನ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆ, ಡಿಲಕ್ಸ್ ಎಂಟರ್ ಪ್ರೈಸೆಸ್ ಈ ಗ್ರಾಹಕರ ಬಿಲ್ ಗಳ ಎಂಟ್ರಿಯನ್ನು ಮಾಡುವಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟಂಟ್ ಗೆ ಆ ಪಾರ್ಟಿಯ ಅಕೌಂಟ್ ಕ್ರಮಾಂಕವು ತಿಳಿದಿರುವ ಆವಶ್ಯಕತೆ ಇರುವುದಿಲ್ಲ. ಕಾರಣ ಡಿಲಕ್ಸ್ ಎಂಟರ್ ಪ್ರೈಸೆಸ್ ಎಂಬ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿಯೇ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿರುವ ಲೆಜರ್ ನಲ್ಲಿ ಆ ಗ್ರಾಹಕರ ಖಾತೆಯನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಲಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಕೆಲಸ ಡಾಟಾ ಎಂಟ್ರಿ ಅಲ್ಲದೇ ಯಾವುದೇ ಲೆಜರ್ ಅಕೌಂಟ್ ಕುರಿತಾದ ಲೆಜರ್ ಮತ್ತು ಇನ್ನಿತರ ವರದಿಗಳನ್ನು ಪಡೆಯಲೂ ಕೂಡಾ ಆ ಅಕೌಂಟ್ ನ ಪ್ರಚಲಿತ ಹೆಸರನ್ನೇ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇಂತಹ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಿಂದಾಗಿ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಮಾಡುವುದು ಮತ್ತು ವರದಿಯನ್ನು ಪಡೆಯುವುದು ತುಂಬಾ ಸುಲಭವಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಇದರಿಂದಾಗಿ ಟ್ಯಾಲಿಯು ಹೆಚ್ಚು ಹೆಸರುವಾಸಿಯಾದ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಆಗಿದೆ.

ಡಾಟಾ ಸುರಕ್ಷಿತತೆಯ ಮತ್ತು ಪ್ರೈವಸಿಯ ನಿಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ವಿಚಾರ ಮಾಡಿದಾಗ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಹಂತದಲ್ಲಿ ಬಳಕೆಗಾರರಿಗೆ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿರುವ ಯಾವ ಮೆನ್ಯು (ಪರ್ಯಾಯ) ಬಳಸುವುದು ಸಾಧ್ಯ ಎಂಬುದನ್ನು ಮೊದಲೇ ನಿರ್ಧರಿಸಬಹುದು. ಉದಾಹರಣೆ, ಮಾಹಿತಿಯ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಮಾಡುವ ಅಕೌಂಟ್ ಅಸಿಸ್ಟಂಟ್ ಗೆ ಕೇವಲ ವೌಚರ್ ಎಂಟ್ರಿಯ ಪರ್ಯಾಯವು ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿ ಉಪಲಬ್ಧವಿರುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ಅವನ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಕರಿಗೆ ವೌಚರ್ ನಲ್ಲಿ ಯಾವುದೇ ರೀತಿಯ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಮಾಡುವ ಮತ್ತು ವೌಚರ್ ವರದಿಯನ್ನು ನೋಡುವ ಅಧಿಕಾರ ಅಂದರೆ ವ್ಯೂ ಎಕ್ಸೆಸ್ ನೀಡುವುದು ಸಾಧ್ಯ. ಇಂತಹ ಏಣಿಯಲ್ಲಿ ಮೇಲೆ ಏರಿದಂತೆ ಹೆಚ್ಚೆಚ್ಚು ಅಧಿಕಾರವು ಬಳಕೆಗಾರರಿಗೆ ಸಿಗಬಲ್ಲದು. ಉದಾಹರಣೆ, ವ್ಯವಹಾರದ ಮಾಲಿಕರು, ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನ ನಿರ್ವಾಹಕ (ಎಡ್ ಮಿನ್) ಮತ್ತು ಆಡಿಟರ್ ಇವರಿಗೆ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿರುವ ಎಲ್ಲ ರೀತಿಯ ಪರ್ಯಾಯಗಳನ್ನು ಬಳಸುವ ಅಧಿಕಾರವನ್ನು ನೀಡುವುದೂ ಸಾಧ್ಯ. ಈ ಎಲ್ಲ ಹಂತಗಳನ್ನು ಯೂಸರ್ ID ಮತ್ತು ಪಾಸ್ ವರ್ಡ್ ನ ಸಹಾಯದಿಂದಲೇ ನಿಯಂತ್ರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

 

ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಟ್ಯಾಲಿಯ ಬಳಕೆಯನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವಾಗ, ಅಂದರೆ ತಾಂತ್ರಿಕ ವ್ಯಾಖ್ಯೆಯಲ್ಲಿ ಟ್ಯಾಲಿಯನ್ನು’ ಇನ್ ಸ್ಟಾಲ್’ ಮಾಡುವುದೇ ಮೊದಲ ಹಂತ. ಅಂದರೆ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ‘ಕಂಪನಿ’ಯನ್ನು ತಯಾರಿಸಿವುದು. ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಕಂಪನಿ ಶಬ್ದದ ಅರ್ಥವೆಂದರೆ, ಪ್ರೈ.ಲಿ. ಕಂಪನಿ ಅಥವಾ ಪಬ್ಲಿಕ್ ಲಿಮಿಟೆಡ್ ಕಂಪನಿ. ಹೀಗಿದ್ದರೂ ಕೂಡಾ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಕಂಪನಿ ಈ ವ್ಯಾಖ್ಯೆಯು ಯಾವ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ನಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಸರ್ವರ್ ನಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಡಾಟಾ ಇಡಲಾಗುತ್ತದೆಯೋ, ಅಲ್ಲಿರುವ ಹಾರ್ಡ್ ಡಿಸ್ಕ್ ನ ವಿಶಿಷ್ಟ ಕಂಪಾರ್ಟ್ ಮೆಂಟ್ಗಳಲ್ಲಿ ವ್ಯವಹಾರದ ಕುರಿತಾದ ಯಾವ ಯುನಿಟ್ ನ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ನೊಂದಣಿಯು ಇರುತ್ತದೆಯೋ, ಆ ಅಂತಸ್ತಿನ ಹೆಸರು ಅಂದರೆ ಬಳಕೆಗಾರರು ಆ ಅಂತಸ್ತಿಗೆ ನೀಡಿರುವ ಗುರುತು- ಪರಿಚಯ, ಎಂಬ ಸೀಮಿತವಾದ ಅರ್ಥದಿಂದಲೇ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅಂದರೆ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಕಂಪನಿ ಎಂಬ ಹೆಸರನ್ನು ಲೀಗಲ್ ಎಂಟಿಟಿ ಎಂಬ ಅರ್ಥದಿಂದ ಬಳಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಬಳಕೆಗಾರರು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಮಾಡಲು ವ್ಯವಹಾರಗಳನ್ನು ವಿವಿಧ ಭಾಗಗಳಲ್ಲಿ ಅಂದರೆ ಯುನಿಟ್ ಎಂಬುದಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸುತ್ತಾರೆ. ಅಂತಹ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಭಾಗಕ್ಕೆ ನೀಡಿರುವ ಹೆಸರನ್ನು ಇದೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದರಿಂದಾಗಿ ವ್ಯವಹಾರವು ಕಾನೂನು ಪ್ರಕಾರ ಪ್ರೊಪ್ರೈಟರ್ ಅಥವಾ ಪ್ರಾರ್ಟ್ ನರ್ ಶಿಪ್ ಎಂಬುದಾಗಿದ್ದರೂ ಕೂಡಾ ಆ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಅನೇಕ ಕಂಪನಿಗಳೆಂದು ತಯಾರಿಸಲಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಅಂತಹ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಕಂಪನಿಗೋಸ್ಕರ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ನೊಂದಣಿಗಳನ್ನು ಬೇರೆ ಬೇರೆ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಇರಬಲ್ಲವು. ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಮಾಹಿತಿಯು ಯೋಗ್ಯ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಲಭಿಸಬೇಕು, ಎಂಬ ಉದ್ದೇಶದಿಂದ, ನ್ಯೂಕ್ಲಿಯಸ್ ಹಾರ್ಡ್ ಡಿಸ್ಕ್ ನಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ನೊಂದಣಿಯಲ್ಲಿ ಶೇಖರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇಂತಹ ನ್ಯೂಕ್ಲಿಯಸ್ ನ್ನು ಟ್ಯಾಲಿಯ ವ್ಯಾಖ್ಯೆಯಲ್ಲಿ ಕಂಪನಿ ಎಂಬುದಾಗಿ ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ. ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಕ್ಲೌಡ್ ಕಂಪ್ಯೂಟಿಂಗ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯೂ ಲಭ್ಯವಿದೆ. ಇತ್ತೀಚೆಗೆ ವರ್ಕ್ ಫ್ರಮ್ ಹೋಮ್ ನಿಂದಾಗಿ ಸುಲಭತೆಗೋಸ್ಕರ ಅಥವಾ ಉದ್ಯಮಿಗಳಿಗೆ ಹೊರ ಊರಲ್ಲಿರುವಾಗ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿರುವ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು ಸಾಧ್ಯವಾಗಬೇಕು, ಎಂಬುದಕ್ಕಾಗಿ ಈ ರೀತಿಯ ಡಾಟಾ ಆಫಿಸ್ ನ ಸರ್ವರ್ ನಲ್ಲಿ ಶೇಖರಿಸುವ ಬದಲಾಗಿ ಟ್ಯಾಲಿ ಕ್ಲೌಡ್ ನಲ್ಲಿ ಶೇಖರಿಸುವುದೂ ಸಾಧ್ಯ. ಈ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿರುವ ಎಲ್ಲ ಕಂಪನಿಗಳನ್ನು ಕ್ಲೌಡ್ ನಿಂದ ಎಕ್ಸೆಸ್ ಮಾಡುವುದು ಸುಲಭ ಸಾಧ್ಯವಾಗಿದೆ.

 

ಪ್ರಸ್ತುತ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನೊಂದಣಿಯಲ್ಲಿ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಎಷ್ಟು ಹಂತಗಳಿಗೆ ಮತ್ತು ಕಂಪಾರ್ಟ್ ಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು (ಬಾಕ್ಸ್) ಹೇಗೆ ಮಾಡುವುದು, ಇದರ ಕುರಿತಾದ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ಬಳಕೆಗಾರನೇ ಮಾಡಬೇಕು. ವ್ಯವಹಾರದ ಆವಶ್ಯಕತೆಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ಅದನ್ನು ಆಗಾಗ ಬದಲಾಯಿಸುವುದೂ ಸಾಧ್ಯ. ಅಂದರೆ ಮೊದಲು ತಯಾರಿಸಿರುವ ಕಂಪನಿಗಳನ್ನು ‘ಮರ್ಜ್’ ಮಾಡುವುದೂ ಸಾಧ್ಯ. ಅಂದರೆ ಅವುಗಳನ್ನು ಒಟ್ಟು ಸೇರಿಸುವುದೂ ಸಾಧ್ಯ. ಹಾಗೆಯೇ ಅದರಂತೆ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಹೊಸದಾಗಿ ತಯಾರಿಸಿರುವ ಒಂದೇ ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಮೊದಲು ಬೇರೆ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿದ್ದ ಕಂಪನಿಯ ನೊಂದಣಿಗಳನ್ನು ಸೇರ್ಪಡಿಸುವುದೂ ಸಾಧ್ಯವಿದೆ. ಹಾಗೆಯೇ ಮೊದಲು ಒಟ್ಟಾಗಿದ್ದ ಕಂಪನಿಯ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಹೊಸದಾಗಿ ಬೇರೆಯೇ ಟ್ಯಾಲಿ ಕಂಪನಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸಿ ಅವುಗಳನ್ನು ಬೇರ್ಪಡಿಸುವುದೂ ಸಾಧ್ಯವಿದೆ. ಅತಿ ಚಿಕ್ಕ ವ್ಯವಹಾರವಿರಲಿ, ಸಂಪೂರ್ಣ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಮತ್ತು ಸಂಪೂರ್ಣ ಹಣಕಾಸು ವರ್ಷಕ್ಕಾಗಿ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಒಂದೇ ಕಂಪನಿಯನ್ನು ಇಡುವಂತಹ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನೂ ಬಳಕೆಗಾರರು ಪಡೆಯಬಹುದು. ಈ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ವ್ಯವಹಾರದ ಹೆಸರೇ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಕಂಪನಿಯ ಹೆಸರಾಗಬಲ್ಲದು. ಅದರಂತೆಯೇ ಸಂಪೂರ್ಣ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ, ಆದರೆ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಹಣಕಾಸು ವರ್ಷಕ್ಕೆ ಸ್ವತಂತ್ರವಾದ ನೊಂದಣಿ ಇರುವ ಅನೇಕ ಕಂಪನಿಗಳನ್ನು ಇಡುವ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ಬಳಕೆಗಾರರು ಮಾಡಬಲ್ಲರು. ಒಂದೇ ವ್ಯವಹಾರದ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವಿಭಾಗಕ್ಕೋಸ್ಕರ ಸಂಪೂರ್ಣ ಹಣಕಾಸು ವರ್ಷಕ್ಕಾಗಿ ಒಂದೇ ಕಂಪನಿ ಅಥವಾ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವರ್ಷಕ್ಕೆ ಬೇರೆಬೇರೆ ಕಂಪನಿಗಳು ಇರಬಲ್ಲವು. ಚುಟುಕಾಗಿ ಹೇಳುವುದಾದರೆ, ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ವರದಿಯನ್ನು ಯಾವ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಪಡೆಯುವುದು ಲಾಭಕಾರಿಯಾಗಿದೆ, ಎಂಬುದನ್ನು ಗಮನದಲ್ಲಿಟ್ಟು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ನೊಂದಣಿಯು ಅನೇಕ ಕಂಪಾರ್ಟ್ ಮೆಂಟ್ ಗಳಲ್ಲಿ ವಿಂಗಡಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇಂತಹ ಕಂಪಾರ್ಟ್ ಮೆಂಟ್ ಗಳೆಂದರೆ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿರುವ ಕಂಪನಿಗಳಾಗಿವೆ.

 

ಹಣಕಾಸು ವರ್ಷವು ಕಳೆದ ನಂತರ ಆ ವರ್ಷದ ಫೈನಲ್ ಅಕೌಂಟ್ ತಯಾರಿಸಿದ ನಂತರ ಮುಂಚಿನ ಹಣಕಾಸು ವರ್ಷಕ್ಕೋಸ್ಕರ ಇದ್ದ ಕಂಪನಿಗಳ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ನೊಂದಣಿಗಳನ್ನು ಬೇರ್ಪಡಿಸಿ ಹೊಸ ಕಂಪನಿ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಿಂದ ತಯಾರಿಸಬಹುದು. ಅಲ್ಲದೇ ಮುಂಚಿನ ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿರುವ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಲೆಜರ್ ಅಕೌಂಟ್ ನಲ್ಲಿರುವ ಉಳಿಕೆಯನ್ನು ಹೊಸ ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಆ ಕಂಪನಿಯ ಪ್ರಾರಂಭದ ಮೊತ್ತ ಎಂಬುದಾಗಿ (ಓಪನಿಂಗ್ ಬ್ಯಾಲೆನ್ಸ್) ಎಂಬುದಾಗಿ ತನ್ನಷ್ಟಕ್ಕೆ ಅಳವಡಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅಂದರೆ ಕಳೆದ ವರ್ಷದ ಅಕೌಂಟ್ ಪೂರ್ತಿಯಾಗಿ ಬ್ಯಾಲೆನ್ಸ್ ಶೀಟ್ ನಲ್ಲಿ ಮಾಲಿಕರ ಮತ್ತು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕರ ಸಹಿಯನ್ನು ಮಾಡಲಾವುದಿಲ್ಲವೋ, ಅಲ್ಲಿಯ ತನಕ ಹಿಂದಿನ ವರ್ಷದ ಕಂಪನಿಗೋಸ್ಕರ ಹೊಸ ವರ್ಷದ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ನೊಂದಣಿಗಳನ್ನು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ನಂತರ ಮೇಲಿನಂತೆ ಹೊಸ ಕಂಪನಿಗಳನ್ನು ತಯಾರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

 

ವ್ಯವಹಾರದ ಬೇರೆ ಬೇರೆ ವಿಭಾಗಗಳಿಗೋಸ್ಕರ (ಕಂಪಾರ್ಟ್ ಮೆಂಟ್) ಅನೇಕ ಕಂಪನಿಗಳನ್ನು ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವಾಗ ಇಂಟರ್ ಕಂಪನಿ ವ್ಯವಹಾರಗಳೂ ಎಲ್ಲ ಕಂಪನಿಗಳಲ್ಲಿ ಕಾಣಬೇಕು, ಇದಕ್ಕೋಸ್ಕರ ಬೇರೆಬೇರೆ ಕಂಪನಿಗಳಲ್ಲಿ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಡಾಟಾ ಸಿಂಕ್ರೋನೈಜ್ ಮಾಡುವ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯು ಕೂಡಾ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಲಭ್ಯವಿದೆ. ಈ ಸೌಲಭ್ಯದ ಲಾಭವನ್ನು ಪಡೆದು ಡಾಟಾ ಎಂಟ್ರಿಯಲ್ಲಾಗುವ ಪುನರಾವರ್ತನೆಯನ್ನು ತಡೆಯಬಹುದು. ಹಾಗೆಯೇ ಇನ್ನಷ್ಟು ಹೆಚ್ಚು ನಿಖರವಾಗಿ ಮತ್ತು ಸೂಕ್ತ ಸಮಯಕ್ಕೆ ವರದಿಯನ್ನೂ ಪಡೆಯಬಹುದು. ಹಾರ್ಡ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿ ನೆಟ್ ವರ್ಕಿಂಗ್ ಮಾಡಿ ಅನೇಕ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಗಳನ್ನು ಜೋಡಿಸಲಾಗುತ್ತದೆಯೋ, ಹಾಗೆಯೇ ಸಿಂಕ್ರೋನೈಜೇಶನ್ ಮಾಡಿ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿರುವ ಕಂಪನಿಗಳಲ್ಲಿ ಇಂಟರ್ ಕಂಪನಿ ಡಾಟಾ ಕುರಿತು ಮಾಡಬಹುದು. ಮುಂದಿನ ಸಂಚಿಕೆಯಲ್ಲಿ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿರುವ ಇನ್ನಿತರ ಮಹತ್ವದ ಕಲ್ಪನೆಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ಅವುಗಳ ಕಾರ್ಯಪದ್ಧತಿಯ ಕುರಿತು ಚರ್ಚೆಯನ್ನು ಮಾಡೋಣ.

9822475611

mbabhyankar@gmail.com

ಮುಕುಂದ ಅಭ್ಯಂಕರ್ ಇವರು ಚಾರ್ಟರ್ಡ್ ಅಕೌಂಟಂಟ್ ಆಗಿದ್ದಾರೆ. ಕಳೆದ 30 ವರ್ಷಗಳ ಕಾಲಾವಧಿಯಲ್ಲಿ ಅವರು ಅನೇಕ ಕಂಪನಿಗಳ ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋಧನೆಯ (ಆಡಿಟ್) ಮತ್ತು ಹಣಕಾಸುಗಳ ಕುರಿತಾದ ಆಗುಹೋಗುಗಳ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆಯ ಕೆಲಸವನ್ನು ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆ.