ಕಂಪ್ಯೂಟರೈಜ್ಡ್ ಅಕೌಂಟ್ಸ್

ಲೋಹಕಾರ್ಯ ಫೆಬ್ರವರಿ 2021 ರ ಸಂಚಿಕೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಕಟಿಸಲಾಗಿರುವ ಲೇಖನದಲ್ಲಿ ಜರ್ನಲ್ ಹೊರತಾಗಿ ಯಾವ ರಜಿಸ್ಟರ್ ಗಳು ಲೆಕ್ಕಾಚಾರದ ಪುಸ್ತಕಗಳಲ್ಲಿರುತ್ತವೆ ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಂಡೆವು. ಅಲ್ಲದೇ ಇಂತಹ ಬೇರೆ ಬೇರೆ ರಜಿಸ್ಟರ್ ಗಳಿಂದ ಲೆಜರ್ ಪೋಸ್ಟಿಂಗ್ ಮಾಡಿ ವರ್ಷದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಫೈನಲ್ ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ತಯಾರಿಸಲು ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಲೆಜರ್ ಅಕೌಂಟ್ ನಲ್ಲಿ ನಗದು ಎಷ್ಟು ಉಳಿದಿದೆ, ಎಂಬುದನ್ನೂ ತಿಳಿದುಕೊಂಡೆವು. ಇದರ ಹೊರತಾಗಿ ಉಳಿದಿರುವ ನಗದು ಡೆಬಿಟ್ ಸ್ವರೂಪದಲ್ಲಿದೆಯೇ, ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಸ್ವರೂಪದಲ್ಲಿದೆಯೇ, ಎಂಬದನ್ನು ಹೇಗೆ ನಿರ್ಧರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಎಂಬುದರ ಕುರಿತು ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಂಡೆವು.

 

ಲೇಖನದ ಈ ಭಾಗದಲ್ಲಿ ನಾವು ರಜಿಸ್ಟರ್, ಲೆಜರ್ ಪೋಸ್ಟಿಂಗ್ ಮತ್ತು ಟ್ರಯಲ್ ಬ್ಯಾಲೆನ್ಸ್ ಗೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಎಲ್ಲ ರೀತಿಯ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ಥಿಯರಿಗಳನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಲಿದ್ದೇವೆ. ಒಂದು ಕಾಲದಲ್ಲಿ ಇಂತಹ ಎಲ್ಲ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಕೈಯಿಂದ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತಿತ್ತು, ಆದರೆ ಇಂದು ಕಂಪ್ಯೂಟರೈಜ್ಡ್ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ಕಾಲದಲ್ಲಿ ಇದನ್ನು ಹೇಗೆ ನಿರ್ವಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಎಂಬುದನ್ನು ವಿವರವಾಗಿ ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಲಿದ್ದೇವೆ.

 

ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಗಳು ತುಂಬಾ ದುಬಾರಿಯಾಗಿರುವ ಕಾಲದಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಗೋಸ್ಕರ ಅದನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಕೇವಲ ದೊಡ್ಡ ಮತ್ತು ಮಧ್ಯಮ ಉದ್ಯಮಗಳಿಗೆ ಸೀಮಿತವಾಗಿತ್ತು. ಚಿಕ್ಕ ಪುಟ್ಟ ವ್ಯವಹಾರಸ್ಥರು, ಉದ್ಯಮಿಗಳು, ವ್ಯಾಪಾರಿಗಳು ಇವರಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ನ ಕೆಲಸವನ್ನು ಮ್ಯಾನ್ಯುವಲಿ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತಿತ್ತು. ಅದರ ಕಾರಣ ಒಂದೇ, ಕಂಪ್ಯೂರೈಜ್ಡ್ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಮಾಡಲು ಅಗತ್ಯವಿದ್ದ ಹಾರ್ಡ್ ವೇರ್ ಮತ್ತು ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿ ಬಂಡವಾಳವನ್ನು ಹೂಡುವುದು ಅವರಿಗೆ ಕೈಗೆಟಕುವಂತೆ ಇರಲಿಲ್ಲ. ಈ ಸ್ಥಿತಿಯು ಸುಮಾರು 90 ರ ದಶಕದ ತನಕ ಇತ್ತು. ಅದರ ನಂತರ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ನ ಮತ್ತು ಅದಕ್ಕೆ ಬೇಕಾಗುವ ಇನ್ನಿತರ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಗಳ ಬೆಲೆಯು ಕಡಿಮೆ ಆಗುತ್ತಾ ಬಂತು. ಆದ್ದರಿಂದ ಕಂಪ್ಯೂಟರೈಜ್ಡ್ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಗೋಸ್ಕರ ಹೂಡಬೇಕಾದ ಬಂಡವಾಳದ ಪ್ರಮಾಣವೂ ಕಡಿಮೆಯಾಗುತ್ತಾ ಬಂತು. ಇದರಿಂದ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವ್ಯವಸಾಯವನ್ನು ಮಾಡುವವರಿಗೆ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ನಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ಮಾಡುವುದು ಇನ್ನಷ್ಟು ಸುಲಭವಾಯಿತು. ಅಲ್ಲದೇ ಕಂಪ್ಯೂಟರೈಜ್ಡ್ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಎಲ್ಲ ರೀತಿಯ ವ್ಯವಹಾರಸ್ಥರಿಗೂ ಅನಿವಾರ್ಯವಾದ ವಿಷಯವಾಯಿತು. ಕಂಪ್ಯೂಟರೈಜ್ಡ್ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನಿಂದಾಗಿ ಆಗಾಗ ಸಿಗಬಲ್ಲ ಹಣಕಾಸಿನ ಕುರಿತಾದ ವರದಿಗಳು (ರಿಪೋರ್ಟ್) ಮತ್ತು ಅದರಿಂದ ನಿಖರತೆಯೂ ಲಭಿಸಿತು. ಆದುದರಿಂದ ಇದರ ಲಾಭವು ಉದ್ಯಮಗಳು, ಚಿಕ್ಕ ಪುಟ್ಟ ವ್ಯವಸಾಯ ಮಾಡುವವರಿಗೆ ಆಗಲಾರಂಭಿಸಿತು. ಕಾರಣ ಇದು ಸಹಜವಾಗಿ ಲಭ್ಯವಿರುವುದು, ಅಲ್ಲದೇ ಪೂರೈಸುವಂತಹ ಮತ್ತು ಕಡಿಮೆ ಖರ್ಚಿನಲ್ಲಿ ಸಿಗುವುದರಿಂದ ವ್ಯವಹಾರಗಳಲ್ಲಿ ಕೈಯಿಂದ ಬರೆಯಲಾಗುವ ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ಈಗ ಎಲ್ಲಿಯೂ ಕಂಡುಬರುವುದಿಲ್ಲ.

 

ಅಕೌಂಟ್ ಕೈಯಿಂದ (ಮ್ಯಾನ್ಯುವಲಿ) ಬರೆದರೂ ಕೂಡಾ ಅಥವಾ ಕಂಪ್ಯೂಟರೈಜ್ಡ್ ಮಾಡಿದರೂ, ನಾವು ಈ ಹಿಂದೆ ತಿಳಿದುಕೊಂಡಿರುವ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನಲ್ಲಿರುವ ಥಿಯರಿಗಳ ತತ್ವಗಳು, ನಿಯಮಗಳು, ನೀತಿಗಳು ಮತ್ತು ಸ್ಟ್ಯಾಂಡರ್ಡ್ ಗಳನ್ನು ಒಂದೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಪಾಲಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತವೆ. ಮಾಧ್ಯಮವೇ ಈ ಎರಡೂ ರೀತಿಗಳಲ್ಲಿ ಇರುವ ವ್ಯತ್ಯಾಸವಾಗಿದೆ. ಕೈಯಿಂದ ಬರೆಯುವ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ರಜಿಸ್ಟರ್, ಲೆಜರ್ ಇಂತಹ ಕಾಗದಗಳಿಂದ ಕೂಡಿರುವ ಪುಸ್ತಕಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಕಂಪ್ಯೂಟರೈಜ್ಡ್ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನಲ್ಲಿ ಇಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸ್ಪರೂಪದಲ್ಲಿ ಲೆಕ್ಕಾಚಾರವನ್ನು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅಲ್ಲದೇ ತಮಗೆ ಬೇಕಾಗಿರುವ ವರದಿಗಳನ್ನು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ನಲ್ಲಿಯೇ ವೀಕ್ಷಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಹೇಳುವುದಾದರೆ ಕೈಯಿಂದ ಬರೆದಿಡುವ ಲೆಕ್ಕಾಚಾರದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಕಾಗದ ಮತ್ತು ಪೆನ್ ಇವೆರಡೂ ನೊಂದಣಿಯ ಮಾಧ್ಯಮವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ಕಂಪ್ಯೂಟರೈಜ್ಡ್ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನಲ್ಲಿ ಇಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆ (ಸಿಸ್ಟಮ್) ಮಾಧ್ಯಮವಾಗಿರುತ್ತದೆ.

 

ಈ ಹಿಂದೆ ಚರ್ಚಿಸಿದಂತೆ ಇತ್ತೀಚೆಗೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಎಲ್ಲ ಉದ್ಯಮ ಮತ್ತು ವ್ಯವಸಾಯಗಳಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ಗಳನ್ನು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ನಲ್ಲಿ ಇಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅದಕ್ಕೋಸ್ಕರ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಮಾಹಿತಿಯು ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟವರಿಗೆ ತಿಳಿಯುವುದು ತುಂಬಾ ಮಹತ್ವದ್ದಾಗಿದೆ. ಅಲ್ಲದೇ ಅದಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಸಾಕ್ಷರತೆಯು ಉದ್ಯಮಿಗಳ ಹಣಕಾಸಿನ ಸಾಕ್ಷರತೆಯಲ್ಲಿರುವ ಒಂದು ಮಹತ್ವಪೂರ್ಣವಾದ ಭಾಗವಾಗಿದೆ. ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ನಲ್ಲಿ ಲೆಕ್ಕಾಚಾರವನ್ನು ಹೇಗೆ ಇಡಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಹೇಗೆ ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಬೇಕು ಎಂಬುದರ ಕುರಿತು ವಿಸ್ತಾರವಾದ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ವ್ಯವಹಾರಸ್ಥರಿಗೆ ಇರುವುದು ಅತ್ಯಂತ ಆವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ.

 

ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಕುರಿತು ವಿಚಾರ ಮಾಡಿದಾಗ ಅದರಲ್ಲಿ ಹಾರ್ಡ್ ವೇರ್ ಮತ್ತು ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಈ ಎರಡೂ ವಿಷಯಗಳು ಇರಲೇಬೇಕು. ಲೆಕ್ಕಾಚಾರವನ್ನು ಇಡಲು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಬಳಸುವಾಗ ಹಾರ್ಡ್ ವೇರ್ ಮತ್ತು ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಗಳ ಸಂಬಂಧವು ಇದ್ದೇ ಇರುತ್ತದೆ. ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಗೆ ಹಾರ್ಡ್ ವೇರ್ ಕುರಿತು ವಿಚಾರ ಮಾಡಿದಾಗ, ದೊಡ್ಡ ಉದ್ಯಮಗಳಲ್ಲಿ ಬೃಹತ್ ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ ಡಾಟಾ ಪ್ರೊಸೆಸ್ ಮಾಡಬಲ್ಲಂತಹ ಹೆಚ್ಚು ಸಾಮರ್ಥ್ಯವಿರುವ ಸರ್ವರ್ ನ ಆವಶ್ಯಕತೆ ಇದೆ. ಹಾಗೆಯೇ ಚಿಕ್ಕ ಪುಟ್ಟ ವ್ಯವಹಾರಸ್ಥರಿಗೆ ಬೇಕಾಗಿರುವ ‘ಪರ್ಸನಲ್ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್’ನಂತಹ ಹಾರ್ಡ್ ವೇರ್ ಗಳೂ ಒಳಗೊಂಡಿವೆ. ಅಂತೆಯೇ ಹಾರ್ಡ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ನೊಂದಿಗೆ ಅನೇಕ PC ಗಳನ್ನು ಜೋಡಿಸಬಲ್ಲ ನೆಟ್ ವರ್ಕಿಂಗ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯೂ ಅಗತ್ಯವಾಗಿದೆ. ಅನೇಕ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಗಳನ್ನು ಒಂದರೊಂದಿಗೆ ನೆಟ್ ವರ್ಕಿಂಗ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಮೂಲಕ ಜೋಡಿಸಿದ್ದರಿಂದ ಏಕ ಕಾಲದಲ್ಲಿ ಅನೇಕ ಕೆಲಸಗಾರರಿಗೆ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಕುರಿತಾದ ಅನೇಕ ರೀತಿಯ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು ಸಾಧ್ಯವಾಗಿದೆ. ಸೆಲ್ಸ್ ಬಿಲ್ ತಯಾರಿಸುವುದು, ಬ್ಯಾಂಕಿನ ಎಂಟ್ರಿಗಳನ್ನು ಮಾಡುವುದು, ಪಾರ್ಟಿಯ ಲೆಜರ್ ಗಳನ್ನು ವೀಕ್ಷಿಸುವುದು ಮುಂತಾದವುಗಳನ್ನು ಏಕ ಕಾಲದಲ್ಲಿ ನೋಡುವುದು ಕೆಲಸಗಾರರಿಗೆ ಸುಲಭ ಸಾಧ್ಯವಾಗಿದೆ. ಹಾರ್ಡ್ ವೇರ್ ನಂತೆಯೇ ನೆಟ್ ವರ್ಕಿಂಗ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯೂ ಅತ್ಯಂತ ಕಡಿಮೆ ಖರ್ಚಿನಲ್ಲಿ ಲಭ್ಯವಾಗಬಲ್ಲದು. ಇದರಿಂದಾಗಿ ಹೆಚ್ಚಿನ ಉದ್ಯಮಗಳಲ್ಲಿ ನೆಟ್ ವರ್ಕಿಂಗ್ ನ ಬಳಕೆಯನ್ನು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ನೊಂದಿಗೆ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನ ಕುರಿತು ನೋಡಿದಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನ ರೆಡಿಮೇಡ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್, ಕಸ್ಟಮೈಜ್ಡ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಮತ್ತು ಟೇಲರ್ ಮೇಡ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಎಂಬ ಮೂರು ಪ್ರಮುಖ ರೀತಿಗಳಿವೆ. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವ್ಯವಹಾರದ ಗಾತ್ರ ಮತ್ತು ಅದರ ಸ್ಪರೂಪವನ್ನು ಗಮನಿಸಿ ಅದರಲ್ಲಿ ಒಂದೇ ವಿಧವನ್ನು ಅಕೌಂಟಿಗ್ ಗೆ ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.

 

ಸಿದ್ಧವಾದ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಅಂದರೆ ಅದರ ಹೆಸರಿಗೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಮಾರುಕಟ್ಟೆಯಲ್ಲಿ ತಯಾರಾಗಿಯೇ ಸಿಗುವಂತಹ ಪೆಕೇಜ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಹೇಗಿದೆಯೋ ಹಾಗೆಯೇ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇವೆಲ್ಲವೂ ಸಿದ್ಧ ಪಡಿಸಿದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಲಭಿಸಿದರೂ ಕೂಡಾ ತಯಾರು ಬಟ್ಟೆಗಳಂತೆ ಅದನ್ನು ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವ್ಯವಹಾರದ ಆವಶ್ಯಕತೆಗೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಸೂಕ್ತವಾಗಿ ಇರುವುದಿಲ್ಲ. ಅಲ್ಲದೇ ಇಂತಹ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಿಂದ ತಮಗೆ ಬೇಕಾಗಿರುವ ಯಾವುದೇ ವರದಿಗಳು ಸಿಗುವುದಿಲ್ಲ. ಎಕ್ಸೆಲ್ ನಿಂದ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ನೊಂದಣಿಗಳನ್ನು ನೇರವಾಗಿ ಇಂಪೋರ್ಟ್ ಮಾಡುವುದು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ಇಂತಹ ಅನೇಕ ತೊಡಕುಗಳನ್ನು ಉದ್ಯಮಿಗಳಿಗೆ ಎದುರಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ಅದರಿಂದ ಸೂಕ್ತ ಉಪಾಯವನ್ನು ಪಡೆಯಲು ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ (ಕಸ್ಟಮೈಜ್ಡ್) ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನ ಪರ್ಯಾಯವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸುವುದು ಅನೇಕ ಬಾರಿ ಸಹಜ ಸಾಧ್ಯವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಖರೀದಿಸಿರುವ ತಯಾರು ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿ ತಮ್ಮ ಉದ್ಯಮದ ಬೇಡಿಕೆಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಲು ನಿಪುಣರು ಲಭ್ಯವಿರುತ್ತಾರೆ. ಅಲ್ಲದೇ ಕೈಗೆಟಕುವ ಶುಲ್ಕದಲ್ಲಿ ಈ ಉದ್ಯಮಿಗಳು ಇಂತಹ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಅನೇಕ ಬಾರಿ ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತಾರೆ. ಆಗ ಕಸ್ಟಮೈಸೇಶನ್ ಕುರಿತು ಇರುವ ಸಾಧ್ಯತೆಗಳನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಂಡು ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ಮಾಡಿರುವ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿ ಮಾಡುವುದು ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಉದ್ಯಮಕ್ಕೆ ಹೆಚ್ಚು ಲಾಭಕಾರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ಟೇಲರ್ ಮೇಡ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಇದು ಹೆಸರಿಗೆ ತಕ್ಕಂತೆ ವಿಭಿನ್ನ ಉದ್ಯಮಗಳಿಗೆ ಸ್ವತಂತ್ರವಾಗಿ ತಯಾರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದರಿಂದಾಗಿ ಹೆಚ್ಚು ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ ವಹಿವಾಟು ಮತ್ತು ವೈವಿಧ್ಯತೆ ಇರುವ ಬೃಹತ್ ಉದ್ಯಮಗಳಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಅದರ ಆವಶ್ಯಕತೆ ಇರುತ್ತದೆ. ಅಲ್ಲದೇ ಅದಕ್ಕೆ ತಗಲುವ ಖರ್ಚು ಕೂಡಾ ಕೈಗೆಟುವಂತೆ ಇರುತ್ತದೆ. ಅತಿ ಬೃಹತ್ ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ ಉದ್ಯಮಿಗಳ ಸಮೂಹದಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಮಾಡಲು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಇದೇ ರೀತಿಯ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಉದ್ಯಮಿಗಳಿಗೆ ಬೇಕಾದಂತೆ ಮತ್ತು ಬೇಕಾದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ವರದಿಗಳು ಲಭಿಸಬೇಕು, ಇದಕ್ಕೋಸ್ಕರ ಮಾರುಕಟ್ಟೆಯಲ್ಲಿ ಸಿಗುವಂತಹ ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿರುವ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಗಳಲ್ಲಿ ತಮ್ಮ ವ್ಯವಸಾಯಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಅಲ್ಪಸ್ವಲ್ಪ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಕಸ್ಟಮೈಜ್ಡ್ (ಗ್ರಾಹಕರ ಬೇಡಿಕೆಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ) ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್, ಸಣ್ಣ ಮತ್ತು ಮಧ್ಯಮ ಉದ್ಯಮಗಳಿಗೆ ನಿರ್ಮಿಸಿರುವ, ಟೇಲರ್ ಮೇಡ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಂತೆಯೇ ಕೆಲಸವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ, ಅಲ್ಲದೇ ಅದು ಕೂಡಾ ಅತ್ಯಲ್ಪ ಖರ್ಚಿನಲ್ಲಿ.

ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಕುರಿತಾಗಿ ಇನ್ನೊಂದು ಅತಿ ಮಹತ್ವದ ಅಂಶವನ್ನು ಗಮನಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಕೇವಲ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಸೀಮಿತವಾಗಿ ಇಡುವುದೇ ಅಥವಾ ವ್ಯವಸಾಯದ ಎಲ್ಲ ರೀತಿಯ ಡಾಟಾ ಒಟ್ಟು ಪ್ರೊಸೆಸ್ ಮಾಡುವ ERP ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನ ಒಂದು ಅಂಗವೆಂದು ಬಳಸುವುದೇ, ಎಂಬುದರ ಕುರಿತು ಸೂಕ್ಷ್ಮವಾಗಿ ವಿಚಾರ ಮಾಡಬೇಕು.

 

ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ವ್ಯವಸಾಯದ ಕುರಿತು ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆಯುವುದು ಯಾರೇ ಉದ್ಯಮಿಗಳಿಗೆ ಪ್ರಾಥಮಿಕವಾದ ಆವಶ್ಯಕತೆ ಆಗಿರುವುದರಿಂದ ವ್ಯವಸಾಯಕ್ಕೋಸ್ಕರದ ಕಂಪ್ಯೂಟರೈಜ್ಡ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಇದು ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿ ಕೇವಲ ಫೈನಾನ್ಶಿಯಲ್ ಅಕೌಂಟ್ ಮಾಡಲು ಮಾತ್ರ ಸೀಮಿತವಾಗಿತ್ತು. ಆದರೆ ನಾವು ಈ ಹಿಂದೆ ತಿಳಿದುಕೊಂಡಂತೆ ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ಅಂದರೆ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಮಾಡಿರುವ ತಾಂತ್ರಿಕ ನಿರ್ಧಾರಗಳ ಕುರಿತಾದ ಹಣಕಾಸಿನ ನೊಂದಣಿಗಳಾಗಿವೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಕೇವಲ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಮಾಡಲು ಮಾತ್ರ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಬಳಸಿದಲ್ಲಿ ಉದ್ಯಮಿಗಳಿಗೆ ಸಾಕಷ್ಟು ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿಯು ಸೂಕ್ತ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಲಭ್ಯವಾಗಲಾರದು.

 

ಈ ಕುರಿತು ಉದಾಹರಣೆ, ಸ್ಟೋರ್ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ವಸ್ತುಗಳು ಬಂದ ನಂತರ ಪೂರೈಕೆಗಾರರು (ಸಪ್ಲಾಯರ್) ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವಸ್ತುವಿನ ಮೌಲ್ಯದ ಮರುಪಾವತಿ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ನಿರ್ಮಾಣಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ಈ ರೀತಿಯ ಮರುಪಾವತಿಗಳ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ನಲ್ಲಿ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಹಿಂದೆ ತಿಳಿದುಕೊಂಡಂತೆ, ಗೊಡೌನ್ ಗೆ ಬಂದಿರುವ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು, ತಕ್ಷಣವೇ ಖರ್ಚು ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ಮಾರಾಟ ಮಾಡುವಾಗ ಬ್ಯಾಲೆನ್ಸ್ ಶೀಟ್ ನಲ್ಲಿ ಉಳಿದಿರುವ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ಆಸ್ತಿ-ಪಾಸ್ತಿ ಎಂಬುದಾಗಿ ತೋರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅಂದರೆ ಸ್ಟೋರ್ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ವಸ್ತುಗಳ ಕುರಿತು ಆಗಿರುವ ವ್ಯವಹಾರಗಳು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ದೃಷ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಸಮಯಕ್ಕೆ ಸರಿಯಾಗಿ ತಿಳಿಯುವುದು ಅತ್ಯಾವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ. ಕಾರಣ ಆಯಾ ಘಟನೆಗಳ ಆರ್ಥಿಕ ಪರಿಣಾಮಗಳು ಇರುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಅವುಗಳ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಕೆಲಸಗಾರರ ದಿನ ನಿತ್ಯದ ಹಾಜರಾತಿಯ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ (HR ಡಿಪಾರ್ಟ್ ಮೆಂಟ್) ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇಂತಹ ನೊಂದಣಿಗಳಿಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ತಿಂಗಳ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ವಿಭಾಗವು ಸಂಬಳದ ವರದಿಯನ್ನು ತಯಾರಿಸುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಅದಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಮಾಹಿತಿಯು ಸೂಕ್ತ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಸಿಗಲೇಬೇಕು. ಇಂತಹ ಅನೇಕ ಉದಾಹರಣೆಗಳನ್ನು ನೀಡಬಹುದು. ಒಂದು ವೇಳೆ ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ಗೋಸ್ಕರ ಸ್ವತಂತ್ರ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಇದ್ದು, ಅದು ಕೇವಲ ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ಗೆ ಮಾತ್ರ ಸೀಮಿತವಾಗಿದ್ದಲ್ಲಿ, ಎಲ್ಲ ವಿಭಾಗಗಳು ಆಗಾಗ ಮಾಡಿರುವ ವಿವಿಧ ನಿರ್ಧಾರಗಳಿಂದ ಹಣಕಾಸಿನ ಮೇಲಾಗಿರುವ ಪರಿಣಾಮಗಳ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ವಿಭಾಗಕ್ಕೆ ಆಗಾಗ ಲಭಿಸಬಲ್ಲದೇ, ಎಂಬುದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಒಂದು ಬೇರೆಯೇ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಇಂತಹ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಕಾರ್ಯ ಸಾಮರ್ಥ್ಯದಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ನಲ್ಲಿರುವ ನೊಂದಣಿಗಳ ನಿಖರತೆ ಮತ್ತು ಪರಿಪೂರ್ಣತೆ ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತವೆ. ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ಗೋಸ್ಕರ ಬೇರೆ ಬೇರೆ ರೀತಿಯ ವಿವಿಧ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಗಳಲ್ಲಿರುವ ಇಂತಹ ಮಿತಿಯು ಗಮನಕ್ಕೆ ಬರಲಾರಂಭಿಸಿದಂತೆಯೇ, ಉದ್ಯಮಗಳಲ್ಲಿರುವ ಎಲ್ಲ ವಿಭಾಗಗಳಲ್ಲಿ ನಿರ್ವಹಿಸಲಾಗುವ ಕೆಲಸದ ನೊಂದಣಿಗಳನ್ನು ಒಟ್ಟಾಗಿಯೇ ಇಡುವಂತಹ ಇಂಟಿಗ್ರೇಟೆಡ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನ ಬೇಡಿಕೆಯು ಬೃಹತ್ ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ ಕಂಡು ಬರಲಾರಂಭಿಸಿತು.

 

ಈ ರೀತಿಯ ವ್ಯವಹಾರದ ಎಲ್ಲ ವಿಧದ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ಇಂಟಿಗ್ರೇಟೆಡ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಮಾಡುವಂತಹ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್, ಎಂಟರ್ ಪ್ರೈಸ್ ರಿಸೋರ್ಸ್ ಪ್ಲೇನಿಂಗ್ (ERP) ಅಂದರೆ ವ್ಯವಸಾಯ ಮಾಡುವ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಉಪಲಬ್ಧವಿರುವ ಎಲ್ಲ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಡಾಟಾ ಇಂಟಿಗ್ರೇಟೆಡ್ ಪ್ರೊಸೆಸಿಂಗ್ ಮಾಡುವಂತಹ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯು ಪರಿಚಿತವಾಯಿತು. ERP ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಬಳಸಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿದಾಗ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್, ಖರೀದಿ, ಮಾರಾಟ, ಶೇಖರಣೆ, HR ಇಂತಹ ವಿಭಾಗಳಲ್ಲಿ ಬಳಸಲು ಬೇರೆಬೇರೆ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಗಳನ್ನು ಆಯಾ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಬಳಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ERP ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿ ಮೆನ್ಯು ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿರುವ ಪರ್ಯಾಯಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

 

ERP ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿರುವ ಮೆನ್ಯು ನ ಒಂದು ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ನೊಂದಣಿಯಾದ ನಂತರ, ಆ ನೊಂದಣಿಯಿಂದಾಗಿ ಇನ್ನಿತರ ವಿಭಾಗಗಳಲ್ಲಿ ಉಂಟಾಗುವ ಪರಿಣಾಮಗಳನ್ನು ತನ್ನಷ್ಟಕ್ಕೆ ನೊಂದಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆ, ಖರೀದಿ ವಿಭಾಗವು ಯಾವುದೇ ಪೂರೈಕೆಗಾರರಿಗೆ ಆರ್ಡರ್ ನೀಡಿದಲ್ಲಿ ಅದರ ಮಾಹಿತಿಯು ಖರೀದಿ ವಿಭಾಗದೊಂದಿಗೆ ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ವಿಭಾಗಕ್ಕೆ ಮತ್ತು ಸ್ಟೋರ್ ವಿಭಾಗಕ್ಕೂ ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಲಭ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ. ಪೂರೈಕೆಗಾರರು ವಸ್ತುಗಳ ಸರಬರಾಜನ್ನು ಮಾಡಿದ ನಂತರ ಅದರ ನೊಂದಣಿಯು ಸ್ಟೋರ್ ವಿಭಾಗದಿಂದ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅದು ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ಮತ್ತು ಖರೀದಿ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿಯೂ ತಕ್ಷಣವೇ ಸಿಗುತ್ತದೆ. ಇದರಿಂದಾಗಿ ಪೂರೈಕೆಗಾರರಿಂದ ಬಂದಿರುವ ಬಿಲ್ ನ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಎಂಟ್ರಿ ಮಾಡುವ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ಅ ಬಿಲ್ ನಲ್ಲಿರುವ ಬೆಲೆ, ವಸ್ತುಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ ಇವುಗಳನ್ನು ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿಯೇ ಇರುವ ಪರ್ಚೆಸ್ ಆರ್ಡರ್ ನಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಗೂಡ್ಸ್ ರಿಸೀವ್ಡ್ ರಿಪೋರ್ಟ್ ನಲ್ಲಿರುವ (GRR) ನೊಂದಣಿಗಳನ್ನು ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಬಿಲ್ ಪಾಸಿಂಗ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಎಲ್ಲ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿಯೇ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.

 

ಒಂದೇ ಸಲ ಎಂಟ್ರಿ ಮಾಡಲಾಗುವುದರಿಂದ ಕಡಿಮೆ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಕಡಿಮೆ ಖರ್ಚಿನಲ್ಲಿ ವ್ಯವಹಾರದ ಕುರಿತು ಒಟ್ಟಾಗಿರುವ ವಿವರಗಳನ್ನು ERP ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಿಂದ ಪಡೆಯಬಹುದು. ಇದರಿಂದಾಗಿ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಗೆ ಮಾತ್ರ ಸ್ವತಂತ್ರವಾದ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಬಳಸದೇ ERP ಯನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವಲ್ಲಿ ಉದ್ಯಮಿಗಳ ಒಲವು ಕಂಡುಬರುತ್ತಿದೆ. ಹಲವಾರು ವರ್ಷಗಳ ಹಿಂದೆ ERP ಕೇವಲ ಬೃಹತ್ ಉದ್ಯಮಗಳಿಗೆ ಸೀಮಿತವಾಗಿತ್ತು. ಈಗ ಮಾತ್ರ ಸಣ್ಣ ಮತ್ತು ಮಧ್ಯಮ ಉದ್ಯಮಗಳಿಗೆ ಪೂರೈಸುವಂತಹ ಬೆಲೆಯಲ್ಲಿ ERP ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಮಾರುಕಟ್ಟೆಯಲ್ಲಿ ಉಪಲಬ್ಧವಿದೆ. ಹೆಚ್ಚಿನ ಉದ್ಯಮಗಳಲ್ಲಿ ಬಳಸಲಾಗುವ ಟ್ಯಾಲಿಯಂತಹ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಗಳು ಸ್ವಲ್ಪ ಹೆಚ್ಚು ಬೆಲೆಯನ್ನು ಕೊಟ್ಟಲ್ಲಿ ERP ಯ ಸ್ಪರೂಪದಲ್ಲಿ ಸಿಗುತ್ತವೆ. ಇದರಿಂದಾಗಿ ನಮ್ಮ ದೇಶದಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚಿನ ವ್ಯವಸಾಯಗಳಲ್ಲಿ ಟ್ಯಾಲಿ ERP ಎಂಬ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಟ್ಯಾಲಿಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಅನೇಕ ಉದ್ಯಮಿಗಳಿಗೆ ಮತ್ತು ವ್ಯವಹಾರಸ್ಥರಿಗೆ ಬೃಹತ್ ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ ಲಾಭಕಾರಿಯಾಗಿದೆ.

9822475611

mbabhyankar@gmail.com

ಮುಕುಂದ ಅಭ್ಯಂಕರ್ ಇವರು ಚಾರ್ಟರ್ಡ್ ಅಕೌಂಟಂಟ್ ಆಗಿದ್ದಾರೆ. ಕಳೆದ 30 ವರ್ಷಗಳ ಕಾಲಾವಧಿಯಲ್ಲಿ ಅವರು ಅನೇಕ ಕಂಪನಿಗಳ ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋಧನೆಯ (ಆಡಿಟ್) ಮತ್ತು ಹಣಕಾಸುಗಳ ಕುರಿತಾದ ಆಗುಹೋಗುಗಳ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆಯ ಕೆಲಸವನ್ನು ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆ.