ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿರುವ ದೊಡ್ಡ ನೊಂದಾಣಿಕೆಗಳು

ಲೋಹಕಾರ್ಯ ಎಪ್ರಿಲ್ 2021 ರ ಸಂಚಿಕೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಕಟಿಸಲಾದ ಲೇಖನದಲ್ಲಿ ನಾವು ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಕಂಪನಿಯನ್ನು ಹೇಗೆ ನಿರ್ಮಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಹಾಗೆಯೇ ಕಂಪನಿ ಎಂಬ ಕಲ್ಪನೆಯನ್ನು ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಹೇಗೆ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಎಂಬುದರ ಕುರಿತು ತಿಳಿದುಕೊಂಡೆವು.

 

ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ತಯಾರಿಸಲಾದ ಯಾವುದೇ ಕಂಪನಿಯ ಕುರಿತು ವಿಚಾರ ಮಾಡಿದಾಗ, ಹಣಕಾಸಿನ ವಹಿವಾಟುಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಮಾಡುವ ಮುನ್ನ ಆಯಾ ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಮಾಸ್ಟರ್ ಡಾಟಾ ಇರುವ ನೊಂದಾಣಿಕೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಕುರಿತಾದ ಕಂಪ್ಯೂಟರೈಜ್ಡ್ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಯಾವಾಗಲೂ ಮಾಸ್ಟರ್ ಮತ್ತು ಟ್ರಾನ್ಸೆಕ್ಶನ್ ಈ ಎರಡು ವಿಧಗಳಲ್ಲಿ ವಿಂಗಡಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಎಂಬುದನ್ನು ಗಮನಿಸಬೇಕು. ಬೃಹತ್ (ಬಹು ದೊಡ್ಡ) ಅಂದರೆ ಒಂದೇ ಸಲ ತಯಾರಿಸಲಾಗುವಂತಹ, ಹೆಚ್ಚೇನು ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಮಾಡದೇ ಇರುವ ಮತ್ತು ವ್ಯವಹಾರದ ನೊಂದಣಿಗಳನ್ನು ಮಾಡುವಾಗ ವಿವಿಧ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಆಗಾಗ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ರೀತಿಯ ಮಾಹಿತಿಯು ಕಂಡುಬರುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆ, ಇದರಲ್ಲಿ ಪೂರೈಕೆಗಾರರು/ ಗ್ರಾಹಕರ ಹೆಸರು, ವಿಳಾಸ, GST, PAN ಕ್ರಮಾಂಕ, ವೌಚರ್ ನ ಈ ವಿಧದ ಮಾಹಿತಿಯು ಇರುತ್ತದೆ. ಗ್ರಾಹಕರ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ವಿಳಾಸವನ್ನು ಸೇರಿಸಿ ಆ ಗ್ರಾಹಕರ ಲೆಜರ್ ಅಕೌಂಟ್ ನ್ನು ಒಮ್ಮೆ ದೊಡ್ಡ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಿದ ನಂತರ, ಆಯಾ ಗ್ರಾಹಕರ ಬಿಲ್ ಗಳ ಮತ್ತು ಪೆಮೆಂಟ್ ನ ನೊಂದಣಿಗಳನ್ನು ಮಾಡುವಾಗ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಬಾರಿ ಆಯಾ ಗ್ರಾಹಕರ ಕುರಿತು ಈ ಮೂಲಭೂತ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಮತ್ತೆ ಮತ್ತೆ ಸೇರಿಸಬೇಕಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಆದರೆ ದೊಡ್ಡ ಮಾಹಿತಿಯಿಂದ ಈ ವಿವರಗಳನ್ನು ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಮೂಲಕ ತನ್ನಷ್ಟಕ್ಕೆ ತುಂಬಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. (ಆಟೊ ಪಾಪ್ಯುಲರ್).

 

ಆದರೆ ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಿರುವಾಗ ಒಂದೇ ಬಾರಿ ಅದನ್ನು ತುಂಬಿಸುವುದಾದಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚು ಮುತುವರ್ಜಿ ವಹಿಸಿ ತುಂಬಿಸುವ ಆವಶ್ಯಕತೆ ಇರುತ್ತದೆ. ಇಂತಹ ಮಾಹಿತಿಯ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ನೊಂದಣಿಯಲ್ಲಿ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಮೂಲಕ ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯು ತನ್ನಷ್ಟಕ್ಕೆ ಎಳೆಯಲ್ಪಡುತ್ತಿರುವುದರಿಂದ ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ಯಾವುದೇ ರೀತಿಯ ತಪ್ಪುಗಳಿದ್ದಲ್ಲಿ, ಆ ತಪ್ಪುಗಳ ಟ್ರಾನ್ಸೆಕ್ಷನಲ್ ಡಾಟಾದಲ್ಲಿ ತುಂಬಾ ಸಲ ಪುನರಾವೃತ್ತಿಯಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ಇದರಿಂದಾಗಿ ಯಾವುದೇ ರೀತಿಯ ವಿಪರೀತ ಪರಿಣಾಮ ಉಂಟಾಗಬಲ್ಲದು. ಈ ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯ ನೊಂದಾಣಿಕೆಯ ಕುರಿತು ಆಗಾಗ ಬದಲಾವಣೆಗಳಾದಲ್ಲಿ (ಉದಾಹರಣೆ, ಗ್ರಾಹಕರ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿ, ವಿಳಾಸದಲ್ಲಾದ ಬದಲಾವಣೆಗಳು) ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ತಕ್ಷಣವೇ ನೊಂದಾಯಿಸುವುದು ಆವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ.

 

ಇದು ಮಾತ್ರ ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿರುವ ಮಾಹಿತಿಯ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ನಿರ್ದೋಷವಾಗಿ ಮಾಡುವ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಆವಶ್ಯಕತೆಯ ಕುರಿತಾಗಿದೆ. ಅಂದರೆ ಮಾಹಿತಿಯ ನಿರ್ದೋಷವಾದ ನೊಂದಣಿಯ ವ್ಯವಹಾರಗಳ (ಟ್ರಾನ್ಸೆಕ್ಷನ್) ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿ ನೊಂದಾಯಿಸುವಾಗ ಅದು ಮಹತ್ವದ್ದಾಗಿರುತ್ತದೆ. ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿರುವ ಹಣಕಾಸಿಸ ಮಾಹಿತಿಯಿಂದ ಹೇಗಿದೆಯೋ ಹಾಗೆಯೇ ಪಡೆಯಲಾಗುವುದರಿಂದ ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯು ನಿಖರವಾಗಿರುವುದಕ್ಕೂ ಸ್ವಲ್ಪ ಹೆಚ್ಚೇ ಮಹತ್ವವಿರುವುದೇ, ಒಂದು ವ್ಯತ್ಯಾಸವಾಗಿದೆ.

 

ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಕುರಿತು ಯಾವಾಗಲೂ ಗಮನಿಸಬೇಕಾದ ಅಂಶವೆಂದರೆ, ‘ಗಾರ್ಬೇಜ್ ಇನ್ ಗಾರ್ಬೇಜ್ ಔಟ್ (GIGO)’ ಎಂಬ ಸಂಕಲ್ಪನೆಯಾಗಿದೆ. ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಇದು ಮಾಹಿತಿಗೆ ಅನುಸರಿಸಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಮಾಡಬಲ್ಲ ಯಂತ್ರವಾಗಿದೆ, ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ಅಂಶವಾಗಿದೆ. ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಮಾಡಲಾಗಿರುವ ಮಾಹಿತಿಯು ಸರಿ ಮತ್ತು ನಿರ್ದೋಷವಾಗಿ ಲಭಿಸಿದ್ದಲ್ಲಿ, ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಗೆ ನೀಡಿರುವ ಮಾಹಿತಿಯೂ ಅಷ್ಟೇ ಯೋಗ್ಯ ಮತ್ತು ನಿರ್ದೋಷವಾಗಿ ನೀಡಲಾಗಿರಬೇಕು. ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಗೆ ನೀಡಿರುವ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ಒಂದು ವೇಳೆ ತಪ್ಪುಗಳಿದ್ದಲ್ಲಿ ಇಂತಹ ತಪ್ಪಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ತಾವು ಸ್ವಂತವೇ ಅದನ್ನು ಸುಧಾರಿಸುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯವು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ನಲ್ಲಿ ಇಲ್ಲದಿರುವುದರಿಂದ, ಅಲ್ಲಿ ಅದೇ ರೀತಿಯ ತಪ್ಪಾದ ಮಾಹಿತಿಯ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಮಾಡಲ್ಪಡುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಸಹಜವಾಗಿಯೇ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಮಾಡಿರುವ ವರದಿಯೂ ತಪ್ಪಾಗಿಯೇ ಲಭಿಸಬಲ್ಲದು.

 

ಟ್ಯಾಲಿ ಅಥವಾ ಇನ್ನಿತರ ಯಾವುದೇ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಗಳನ್ನು ಬಳಸುವಾಗ ಹಣಕಾಸಿನ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಮಾಡುವಾಗ, ಯೋಗ್ಯ ರೀತಿಯ ಅಕೌಂಟ್ ಗೆ ಸೂಕ್ತ ಮೌಲ್ಯದ ಡೆಬಿಟ್ ಮತ್ತು ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ನಿಯಮಗಳಂತೆಯೇ ನೀಡಲಾಗಿದ್ದಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಟ್ಯಾಲಿಯಿಂದ ಆ ನೊಂದಣಿಗಳಿಂದ ಲಭಿಸುವ ವರದಿಯು ಸರಿಯಾಗಿ ಸಿಗುತ್ತದೆ. ಅಲ್ಲದೇ ಅದರ ಕುರಿತಾದ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಮಾಡುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯೇ ಮಾಡಬೇಕು. ಇದನ್ನು ಟ್ಯಾಲಿ ನಿರ್ಧರಿಸುವುದಿಲ್ಲ. ಟ್ಯಾಲಿ ಯೂಜರ್ ಫ್ರೆಂಡ್ಲಿ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಆಗಿರುವುದರಿಂದ ಅನೇಕರಲ್ಲಿ ತಪ್ಪು ತಿಳುವಳಿಕೆಯು ಇರುತ್ತದೆ. ಟ್ಯಾಲಿಯೇ ಎಲ್ಲ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ತಾವು ಕೇವಲ ವೌಚರ್ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ತುಂಬಿಸಬೇಕು (ಫೀಡ್ ಮಾಡಬೇಕು) ಎಂಬ ತಪ್ಪಾದ ತಿಳುವಳಿಕೆಯು ಇರುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಟ್ಯಾಲಿ ಬಳಸುತ್ತಿರುವ ಹಲವಾರು ಕಾಮರ್ಸ್ ಪದವೀಧರರು ಕೂಡಾ ಯಾವುದೇ ವ್ಯವಹಾರದ ಜರ್ನಲ್ ಎಂಟ್ರಿಯು ಹೇಗೆ ಆಗುತ್ತದೆ, ಎಂಬುದನ್ನು ತಕ್ಷಣವೇ ಹೇಳಲಾರರು. ನಿಜವಾಗಿ ನೋಡಿದಲ್ಲಿ ಟ್ಯಾಲಿ ಇದು ಇನ್ನಿತರ ಯಾವುದೇ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಂತೆಯೇ ಕೇವಲ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನಲ್ಲಿರುವ ತಾಂತ್ರಿಕ ಸ್ವರೂಪದ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಎಷ್ಟು ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆಯೋ, ಅದಕ್ಕೆ ಅಧರಿಸಿ ತಯಾರಿಸಿರುವ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ವರದಿ ತಮ್ಮೆದುರು ಇಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಉದ್ಯಮಿಗಳು ಮತ್ತು ಅವರಲ್ಲಿರುವ ಅಕೌಂಟಂಟ್, ಟ್ಯಾಲಿ ಅಥವಾ ಯಾವುದೇ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ಅಕೌಂಟಂಟ್ ನ ಹತೋಟಿಯಲ್ಲಿರುವ ಕ್ಯಾಲ್ಕ್ಯುಲೇಟರ್ ನಂತೆ ಕೇವಲ ಒಂದು ಸಾಮಗ್ರಿಯಾಗಿದೆ, ಎಂಬುದನ್ನು ಗಮನದಲ್ಲಿಡಬೇಕು. ಇದು ಅವನ ಯಾಂತ್ರಿಕ ಮತ್ತು ಸಮಯವನ್ನು ವ್ಯರ್ಥಗೊಳಿಸುವ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ, ಇದು ಮಾತ್ರ ಅಕೌಂಟಂಟ್ ನ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಪರ್ಯಾಯವಲ್ಲ. ಅಕೌಂಟ್ ಮ್ಯಾನ್ಯುವಲಿ ಇರಲಿ ಅಥವಾ ಕಂಪ್ಯೂಟರೈಜ್ಡ್ ಇರಲಿ ಇದರಲ್ಲಿ ಮಹತ್ವದ ಪಾತ್ರ ಇರುವುದು ಕೇವಲ ಅಕೌಂಟಂಟ್ ಇವರದ್ದೇ.

 

ಈಗ ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿರುವ ಇನ್ನಿತರ ವಿಸ್ತಾರವಾಗಿ ಮಾಹಿತಿಯ ಕುರಿತು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳೋಣ. ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯ ಕುರಿತು ವಿಚಾರ ಮಾಡುವಾಗ ಕಾಂಫಿಗರೇಶನ್ ಮತ್ತು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಫೀಚರ್ ಇದು ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಯ ಕುರಿತಾದ ಟ್ಯಾಲಿಯ ಮೆನ್ಯುನಲ್ಲಿ ಲಭ್ಯವಿರುವ ಎರಡು ಮಹತ್ವದ ಪರ್ಯಾಯಗಳು ತಮ್ಮೆದುರು ಇರುತ್ತವೆ. ಉದಾಹರಣೆ, ಇದರಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟ್ ಮತ್ತು ಸ್ಟಾಕ್ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಒಟ್ಟಾಗಿಯ ಇಡುವುದೋ, ಸ್ವತಂತ್ರವಾಗಿ ಇಡುವುದೋ, ಹಾಗೆಯೇ ಬಿಲ್ ಗಳ ಆಳವಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು (ಡಿಟೇಲ್ ಡಾಟಾ) ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿಯೇ ನೊಂದಾಯಿಸುವಾಗಲೇ ತುಂಬಿಸುವುದೋ, ಚೆಕ್ ಪ್ರಿಟಿಂಗ್ ಮಾಡಬೇಕೋ, ಬಿಲ್, ಪರ್ಚೆಸ್ ಆರ್ಡರ್ ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಿಂದ ಮುದ್ರಿಸುವುದೋ, ವೌಚರ್ ಎಂಟ್ರಿಯ ಸ್ಕ್ರೀನ್ ಹೇಗಿರಬೇಕು ಎಂಬಿತ್ಯಾದಿ ಅಂಶಗಳ ಆಯ್ಕೆಯನ್ನು ಬಳಕೆಗಾರರಿಗೆ ಮಾಡುವುದಿರುತ್ತದೆ. ಒಮ್ಮೆ ಈ ಕುರಿತಾದ ಆಯ್ಕೆ ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ಮಾಡಿದ ನಂತರ ಅದರಂತೆಯೇ ಮಾಹಿತಿಯ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಮತ್ತು ವರದಿಯ ರಚನೆಯನ್ನು ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.

 

ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ಅದರ ನಂತರ ಕಂಡುಬರುವ ಅಂಶವೆಂದರೆ, ಚಾರ್ಟ್ ಆಫ್ ಅಕೌಂಟ್ ಮತ್ತು ಆ ಅಕೌಂಟ್ ಗೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಅಕೌಂಟ್ ನ ಸಮೂಹ (ಗ್ರೂಪ್). ವ್ಯವಸಾಯದ ಬೇಡಿಕೆಗಳಿಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ಬೇಕಾಗಿರುವ ಲೆಜರ್ ಅಕೌಂಟ್ ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವ ಮತ್ತು ಅಕೌಂಟ್ ನ ಸಮೂಹವನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುವ ಸೌಲಭ್ಯವು ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿದೆ. ಹೊಸದಾಗಿ ತಯಾರಿಸಿರುವ ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಕ್ಯಾಶ್ ಅಕೌಂಟ್ ಮತ್ತು ಲಾಭ-ನಷ್ಟ ಎಂಬ ಅಕೌಂಟ್ ಇವೆರಡೂ ಲೆಜರ್ ಅಕೌಂಟ್ ಗಳನ್ನು ಸಾಫ್ಟ್ ವೇರ್ ನಲ್ಲಿ ಮುಂಗಡವಾಗಿಯೇ ತಯಾರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇತರ ಎಲ್ಲ ಅಕೌಂಟ್ ಬಳಕೆಗಾರರು ತಯಾರಿಸಬೇಕು. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಲೆಜರ್ ಅಕೌಂಟ್ ಯಾವುದೇ ಒಂದು ಅಕೌಂಟ್ ಸಮೂಹದ ಭಾಗವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಬ್ಯಾನೆನ್ಸ್ ಶೀಟ್, ಲಾಭ-ನಷ್ಟದ ಅಕೌಂಟ್ ನಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಅನೇಕ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅದಕ್ಕೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ 28 ಅಕೌಂಟ್ ಸಮೂಹವನ್ನು ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಮುಂಚೆಯೇ ತಯಾರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ 28 ರಲ್ಲಿ 15 ಪ್ರಮುಖ, ಆದರೆ 13 ಉಪ ಸಮೂಹಗಳು ಇರುತ್ತವೆ. 15 ಪ್ರಮುಖ ಸಮೂಹಗಳಲ್ಲಿ 8 ಬ್ಯಾಲೆನ್ಸ್ ಶೀಟ್ ನೊಂದಿಗೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟದ್ದು, ಅದರೆ 6 ಲಾಭ ಮತ್ತು ನಷ್ಟದ ಅಕೌಂಟ್ ನೊಂದಿಗೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟದ್ದಾಗಿರುತ್ತವೆ. ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಲೆಜರ್ ಅಕೌಂಟ್ ಯೋಗ್ಯವಾದ ಅಕೌಂಟ್ ಸಮೂಹದೊಂದಿಗೆ ಜೋಡಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿರುವುದು ಇದು ಮಹತ್ವದ ಅಂಶವಾಗಿದೆ. ಯಾವ ಸಮೂಹದೊಂದಿಗೆ ವಿಶಿಷ್ಟ ಲೆಜರ್ ಅಕೌಂಟ್ ನ್ನು ಎಲ್ಲಿ ಜೋಡಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ, ಅದರಂತೆಯೇ ಆ ಅಕೌಂಟ್ ನಲ್ಲಿರುವ ಬ್ಯಾಲೆನ್ಸ್ ಟ್ಯಾಲಿಯಿಂದ ಲಭಿಸುವ ಬ್ಯಾಲೆನ್ಸ್ ಶೀಟ್ ಅಥವಾ ಲಾಭ-ನಷ್ಟವನ್ನು ಅಕೌಂಟ್ ನಲ್ಲಿ ವಿಶ್ಲೇಷಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅದರೆ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಲೆಜರ್ ಅಕೌಂಟ್ ನೊಂದಿಗೆ ಯೋಗ್ಯವಾಗಿರುವ ಸಮೂಹವನ್ನು ಜೋಡಿಸುವುದು, ಇದರಿಂದ ಟ್ಯಾಲಿಯಿಂದ ಲಭಿಸುವ ಅಂತಿಮ ಅಕೌಂಟ್ ನಿರ್ದೋಷವಾಗಿರುವುದು ಹೆಚ್ಚು ಬೃಹತ್ ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆ, ಪ್ರಿಂಟಿಂಗ್ ಮತ್ತು ಸ್ಟೆಶನರಿಯು ಅಕೌಂಟ್ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಲಾಭ-ನಷ್ಟದ ಅಕೌಂಟ್ ಗೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಅಪ್ರತ್ಯಕ್ಷ ಖರ್ಚು (ಇನ್ ಡೈರೆಕ್ಟ್ ಎಕ್ಸ್ ಪೆನ್ಸೆಸ್) ಎಂಬ ಖರ್ಚಿನ ಗುಂಪಿನ ಭಾಗವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ಅದನ್ನು ಯಾವ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಆ ಸಮೂಹದೊಂದಗೆ ಬೇಕಾದಂತೆ ಜೋಡಿಸದೇ, ಬ್ಯಾಲೆನ್ಸ್ ಶೀಟ್ ನಲ್ಲಿರುವ ಲೋನ್ ಮತ್ತು ಎಡ್ ವಾನ್ಸ್ ಈ ಸಮೂಹದೊಂದಿಗೆ ಜೋಡಿಸಲ್ಪಡದಿದ್ದಲ್ಲಿ ಆ ಖಾತೆಯಲ್ಲಿರುವ ಉಳಿಕೆ ಅಂದರೆ ಸ್ಟೆಶನರಿಗೆ ಮಾಡಲಾದ ಖರ್ಚಿನ ಮೊತ್ತವನ್ನು ನೋಡಿದಾಗ ಅದು ವ್ಯವಹಾರದ ಆಸ್ತಿಪಾಸ್ತಿಯಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಆದರೆ ಇದು ಅಸ್ತಿಪಾಸ್ತಿಯೆಂದು ಕಂಡುಬರುತ್ತಿದ್ದು, ತಪ್ಪಾದ ಹಣಕಾಸಿನ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ತೋರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದರಿಂದಾಗಿ ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ಬೇಕಾದಾಗ ಎಲ್ಲ ಲೆಜರ್ ಅಕೌಂಟ್ ಗಳು ಇರುವುದು ಮತ್ತು ಅದು ಸೂಕ್ತವಾದ ಅಕೌಂಟ್ ನ ಸಮೂಹದೊಂದಿಗೆ ಜೋಡಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿರುವುದು ಅತ್ಯಂತ ಆವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ.

 

ಟ್ಯಾಲಿ ಬಳಸುವ ಮುಂಚೆ ಇರುವ 28 ಸಮೂಹಗಳ ಹೊರತಾಗಿ ಲೆಜರ್ ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ನ ಹೊಸ ಗುಂಪನ್ನು ತಯಾರಿಸಬಲ್ಲೆವು. ಉದಾಹರಣೆ, ಗ್ರಾಹಕರು ಅಂದರೆ ಡೆಟರ್ ಲೆಜರ್ ಅಕೌಂಟ್ ಗೋಸ್ಕರ ಭೌಗೋಲಿಕ ಪ್ರದೇಶದಂತೆ ಗುಂಪು ಮತ್ತು ಉಪ ಗುಂಪು ತಯಾರಿಸಬಲ್ಲೆವು. ಉದಾಹರಣೆ, ಬೆಂಗಳೂರು, ದಕ್ಷಿಣ ಕರ್ನಾಟಕ, ಪಶ್ಚಿಮ ಕರ್ನಾಟಕ, ಉತ್ತರ ಕರ್ನಾಟಕ, ಕರಾವಳಿ ಕರ್ನಾಟಕ, ಮಧ್ಯ ಕರ್ನಾಟಕ ಈ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಗ್ರಾಹಕರ ಪ್ರಮುಖ ಗುಂಪು ಮತ್ತು ಅದರಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಪಟ್ಟಣಗಳಿಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ಉಪ ಗುಂಪುಗಳನ್ನು ತಯಾರಿಸುವುದು ಸಾಧ್ಯ. ಈ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಒಂದು ವೇಳೆ ಗುಂಪುಗಳನ್ನು ತಯಾರಿಸಿದ್ದಲ್ಲಿ ಟ್ಯಾಲಿಯಿಂದ ಲಭಿಸುವ ಗ್ರಾಹಕರ ವರದಿಯು ಪ್ರದೇಶಗಳಿಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ (ಎರಿಯಾವೈಸ್) ಸಿಗಬಲ್ಲದು ಮತ್ತು ಬಿಲ್ ಗಳ ವಸೂಲಾತಿಗೆ ಮತ್ತು ಮಾರ್ಕೇಟ್ ಪ್ರಮೋಶನ್ ಗೋಸ್ಕರ ಇನ್ನಷ್ಟು ಉಪಯುಕ್ತವಾಗಬಲ್ಲದು. ಟ್ಯಾಲಿಯಲ್ಲಿ ಗುಂಪುಗಳನ್ನು ತಯಾರಿಸುವಂತೆಯೇ ಟ್ಯಾಲಿಯಿಂದ ಬ್ಯಾಲೆನ್ಸ್ ಶೀಟ್, ಲಾಭ-ನಷ್ಟದ ಅಕೌಂಟ್ ಮತ್ತು ಗುಂಪಿಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ವರದಿಯು ಲಭಿಸಬಲ್ಲದು. ಮುಂದಾಗಿ ತಯಾರಿಸಿರುವ ಗುಂಪು ಮತ್ತು ಉಪ ಗುಂಪುಗಳಲ್ಲಿ ವ್ಯವಸಾಯದ ಬೇಡಿಕೆಗಳಿಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ಆಗಾಗ ಬದಲಾವಣೆಗಳೂ ಆಗುತ್ತಿರುತ್ತವೆ. ಇಂತಹ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಬೇಡಿಕೆಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ಮಾಡಲೇಬೇಕು, ಇಲ್ಲದಿದ್ದಲ್ಲಿ ವರದಿಯ ಉಪಯುಕ್ತತೆಯು ಕಡಿಮೆಯಾಗಬಲ್ಲದು.

 

ವ್ಯವಹಾರದ ನೊಂದಣಿಯನ್ನು ಮಾಡುವಾಗ ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ, ಮುಂಬರುವ ಹೆಚ್ಚು ಮಹತ್ವದ ಭಾಗವೆಂದರೆ, ವ್ಯವಸಾಯದಲ್ಲಿ ವೌಚರ್ ನ ಯಾವ ವಿಧಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಎಂಬುದರ ಕುರಿತಾದ ಸೂಚಿ. ಅದರ ನೊಂದಣಿಗಳು, ಸ್ಕ್ರೀನ ರಚನೆ, ಹಾಗೆಯೇ ಇನ್ನಿತರ ವಿಸ್ತಾರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಕುರಿತು ನಾವು ಮುಂದಿನ ಸಂಚಿಕೆಯಲ್ಲಿ ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳೋಣ.